Ditt personvern er viktig for Coop Nordland SA og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. All behandling av personopplysninger i Coop Nordland skal følge det til enhver tid gjeldende personregelverket, herunder GDPR og personopplysningsloven. Denne personvernerklæringen gir utfyllende informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.

Coop Nordland SA bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes for de ulike selskapene hvor Coop Nordland SA har en eierandel på 50% eller mer. Det administrative og operasjonelle ansvaret for etterlevelse av personvern i Coop Nordland SA er delegert til senterledelsen.  

Coop Nordland SA behandler personopplysninger til følgende hovedformål:

Drift
For å kunne drifte vårt kjøpesenter er det nødvendig å behandle personopplysninger knyttet til leietakere, herunder navn og kontaktinformasjon hos kontaktpersoner hos leietakere, og navn på ansatte som er registret i IT-systemer for å registrere daglig omsetning, samt personopplysninger som behandles som ledd i våre kontrolltiltak, for eksempel vektertjenester.

Kundestøtte
City nord tilbyr ulike former for kundeservice for å kunne bistå våre kunder i situasjoner der det er nødvendig. For å tilby denne tjenesten vil vi behandle din persondata med formålet om å identifisere deg, og foreta feilsøking i din konto. Alle revisjonslogger som beholdes med det formål å tilby deg kundestøttetjenester, vil slettes når formålet er nådd. All annen informasjon angående klager du kan ha registrert hos oss, vil bli lagret i 10 år, for at vi skal kunne etterkomme rettigheter du kan ha under forbrukerlovgivning. Det juridiske grunnlaget for behandling av dine personlige data til kundestøtteformål, er lovmessig interesse, våre juridiske forpliktelser og din godkjenning av eventuelle medlemsvilkår.

Kundeklubb
City nord har en kundeklubb der medlemmer får tilbud og nyhetsbrev tilsendt pr SMS og/eller e-post. Det genereres også bonuspoeng i appen. Kontodata benyttes for å generere poeng og bonuser relatert til kjøp i butikkene. For å kunne oppfylle denne avtalen er det nødvendig å behandle blant annet navn, adresse, postnummer, telefonnummer, e-post adresse, kjønn og fødselsdato. All markedsføring gjøres i henhold til den informasjonen vi får, og de samtykker som er gitt.

For å unngå å sitte på informasjon om inaktive medlemmer lagrer vi når du var aktiv sist. Etter to år med inaktivitet vil vi sende forespørsel om du fremdeles ønsker å være medlem, via SMS og e-post. Ved manglende svar eller beskjed om at du ikke ønsker å være medlem, vil all personlig informasjon om deg slettes. Definisjon på inaktivt medlem: Ikke åpnet sms-link, nyhetsbrev eller app på 2 år. Vi benytter databehandler Placewise AS (org.nr 914 752 809) av teknisk løsning for kundeklubb.

Vi inngår databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtale med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen. Dataen er lagret innenfor EU/EØS. Utover dette overføres ikke personopplysningene til tredjeparter.

Det er installert kundeteller/sensor ved inngangene for å regulere antall registrerte på senteret. Formålet med behandlingen er for å regulere antall kunder i butikken ved spesielle hendelser og for kundestrømanalyse. Det behandles ikke personopplysninger, da systemene ikke gjenkjenner kundeinformasjon eller identitet.

Vi tilbyr gratis Wifi på våre kjøpesentre. For å kunne benytte deg av denne tjenesten er det nødvendig for oss å behandle blant annet IP-adresse, MAC-adresse og telefonnummer.

Når du kjører inn og ut av våre parkeringsanlegg tar vi bilde av nummerskiltet på kjøretøyet ditt. Vi bruker bildene, samt opplysninger om tid og sted for når disse er tatt, til å beregne parkeringsavgift. Dersom det ikke foreligger skyldig avgift ved utkjøring, blir bildene slettet etter utkjøring. Dersom det foreligger skyldig avgift blir bildene slettet først når avgiften er betalt eller kravet på annen måte bortfaller. Kameraet fanger ikke opp personer som befinner seg inne i kjøretøyet. På nett har du mulighet til å finne parkering i nærheten av der du er. For å kunne levere denne tjenesten trenger vi informasjon om din lokasjon. Dersom du klager på beregnet parkeringsavgift eller ilagt kontrollsanksjon vil vi behandle personopplysninger som du oppgir i klagen. Dette omfatter typisk navn og adresse på fører. I tillegg vil det kunne komme frem ytterlige opplysninger om fører og andre personer i din begrunnelse for klagen og av eventuell dokumentasjon som du legger ved denne.

OnePark ( org.nr 998 638 984) vil innhente opplysninger om hvem som er eier av kjøretøyet fra Motorvognregisteret. Ved bruk av vår Applikasjon (Autopay) lagres informasjon så lenge brukeren er aktiv. Eget samtykke innhentes i installasjonsprosessen og ved oppdateringer av personvernpolicyen. Les mer på onepark.no/autopay/

Visse lokasjoner har karenstid i takst (se skilt ved automat/innkjøring/Parkeringsregisteret på vegvesen.no) strukturen noe som fordrer av vi ikke sletter opplysningene før karensen (oftest 1 time) er utgått.

For å forebygge, avdekke og etterforske lovbrudd er våre eiendommer utstyrt med ITV utstyr. Bilder og film oppbevares i 7 dager og slettes deretter. Opplysninger hentet fra bilder og/eller film kan deles med politiet i forbindelse med straffesaker. Steder der ITV utstyr benyttes er merket og informasjon om bruk er å finne på stedet. 

I bestillingsløsningene til iGive.no trenger vi persondata om deg for at vi skal kunne levere våre ulike produkter. Når du handler i våre kjøpsløsninger, blir betalingen behandlet av Netaxept, som er en sikker elektronisk betalingsløsning for Vipps, Visa og MasterCard/Eurocard. All kortinformasjon blir oppbevart i henhold til kortselskapenes regelverk. 

Databehandlere ved kjøp av digitale gavekort på iGive.noer Elektroniske Tjenester AS (org.nr 994 016 199) og databehandlingsansvarlig er Coop Nordland. Vi bruker din persondata for å kunne levere tjenesten og supportere produktet etter at det er levert. Informasjonen som tas vare på ved gjennomføring av kjøp av gavekort på SMS/epost, er navn og e-postadresse på kjøper, for at vi skal kunne sende deg kvittering på kjøpet. Vi lagrer i tillegg navn/telefonnummer/epost til mottaker av gavekortet for å kunne sende hentekode på sms/epost. Ved kjøp av gavekort som blir sendt med posten trenger vi bestillers e-postadresse for kvittering. Navn, adresse og mobilnummer til mottaker eller bestiller behøves for levering og aktivering av gavekort. 

Kjøpshistorikk og personopplysninger blir lagret av nødvendige hensyn i forhold til regnskapsmessige lovgivninger og slettes etter regnskapsårets avslutning. Dette trenger vi for å kunne sende deg selve gavekortet som inneholder en unik ID for gavekortet. 

I likhet med de fleste andre virksomheter, har vi en berettiget interesse i å markedsføre våre tjenester. Dersom vi har et eksisterende kunde/medlemsforhold til deg vil vi sende deg relevant informasjon knyttet til våre tjenester. Dette kan eksempelvis være utsendelse av invitasjon til arrangementer, informasjon om aktuelle kampanjer, nyhetsbrev, medlemsblad mm. Du kan når som helst reservere deg mot å motta slike henvendelser. Markedsføring utover dette vil være basert på ditt eventuelle samtykke. For å kunne markedsføre våre tjenester er det nødvendig for oss å behandle opplysninger om navn og kontaktinformasjon.

Vi ønsker å tilby stabile, trygge og brukervennlige IT-systemer. I tillegg er det i viktig at IT-systemene inneholder korrekte data. Av den grunn tester og utvikler vi våre IT-system for å kunne forfølge denne berettigede interessen. Vi tilstreber å ha anonyme testmiljøer, men i noen tilfeller kan det være nødvendig for oss å bruke reelle personopplysninger for testing. Vi vil i så fall sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet, herunder tilgangsstyring, sletting og eventuelt pseudonymisering. Anonymisering handler om avidentifisering av personopplysninger slik at de ikke kan knyttes til en bestemt person uten bruk av tilleggsopplysninger. 

Vi benytter en rekke skjemaer på våre nettsteder. Informasjonen lagres i våre programvareverktøy som sentraliserer kundedata. Det skal være tydelig merket i hvert skjema hva informasjonen benyttes til, og vi vil ikke benytte persondata til videre markedsføring så lenge det ikke er gitt mulighet og innhentet samtykke til dette. 

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider. Informasjonskapsler er et stykke data i form av tekst eller tall som lagres lokalt på din datamaskin når du besøker nettstedet. Vi benytter oss av informasjonskapsler for å få informasjon om blant annet hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Dette er opplysninger som blir benyttet til intern statistikk, og brukt til å forbedre nettstedet og din brukeropplevelse. Opplysningene behandles i avidentifisert form, noe som betyr at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Leverandør av nettside er By North AS (org.nr 911 698 420) 

Ved å besøke våre domener samtykker du samtidig til at vi kan benytte informasjonskapsler. Dersom du ønsker å deaktivere bruk av informasjonskapsler, kan du gjøre dette i innstillingene på din nettleser. Vi gjør oppmerksom på at deaktivering av informasjonskapsler kan medføre en dårligere brukeropplevelse. 

City nord lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i vårt CMS (System for nettsiden/Squarespace) og i Google Analytics. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Det er kun søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.

Vi benytter et Tag Management System som heter Google Tag Manager for å bestemme hvilke sporings- og markedsføringsverktøy som er aktivert på hvilke sider. Google Tag Manager i seg selv lagrer ikke data.

Informasjon som registreres:
Ved hjelp av tag manager registreres følgende når du besøker City nord på nett: 

• Din posisjon, ved bruk av IP-adresse, posisjonsdata eller lignende. IP-adressene maskeres ved at de tre siste sifrene fjernes. Dette gjør at IP-adressen er umulig å spore tilbake til deg. 

• Web-adferd. Hvilke sider du besøker på hjemmesiden og hvor ofte 

• Teknisk informasjon om din nettleser og ditt operativsystem 

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke sporer opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. 

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?
Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har, for eksempel pålegger bokføringsloven oss å oppbevare detaljert kjøpshistorikk i fem år. 

Videre vil vi slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene videre. 

Får andre tilgang til dine personopplysninger?
Vi vil kun dele dine personopplysninger med andre selskap i Coop Nordland SA i den grad det er nødvendig for å ivareta den daglige driften. Det rettslige grunnlaget for dette er berettiget interesse, idet vi ønsker å effektivisere driften og tilby en best mulig tjeneste. 

Ubetalte fordringer vil bli oversendt til inkassoselskaper. Videre vil vi dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser. Utover dette vil vi ikke dele dine personopplysninger med andre virksomheter med mindre du samtykker til dette.

Informasjonssikkerhet
Vi tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert passende sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysningers integritet og tilgjengelighet. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang. Vi vil gi opplæring til ansatte og tredjeparter der det er relevant, for å fremme bevissthet om våre retningslinjer og rutiner for personvern.

Bruk av databehandlere
Vi bruker andre selskaper, konsulenter eller kontraktører til å utføre tjenester på våre vegne. Det hjelper oss med å kunne tilby våre tjenester til deg. Det kan for eksempel hende at vi engasjerer databehandlere til: 

▪ å håndtere reklame, annonsering, kommunikasjon, infrastruktur og IT-tjenester 

▪ å personifisere og optimalisere tjenesten 

▪ behandle kredittkort-transaksjoner eller andre betalingsmetoder 

▪ tilby kundeservice 

▪ analysere og forbedre data (inkludert data om brukernes interaksjon med tjenesten) 

▪ å behandle og administrere forbrukerundersøkelser 

Coop Nordland SA inngår databehandleravtale med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen.

Hvor lagres dine personopplysninger?

Personopplysninger som behandles av Coop Nordland SA lagres i utgangspunktet på servere i Norge og Europa. Vi lagrer ikke personopplysninger i land utenfor EU/EØS.

Du har rett til innsyn, korrigering eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen som gjelder deg selv. Under visse forutsetninger har du også rett til å protestere mot behandlingen, samt rett til dataportabilitet. Videre kan du til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker til behandling av dine personopplysninger.

Du har også rett til ikke å være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling som har rettsvirkning for, eller på tilsvarende måte i betydelig grad, påvirker deg. 

Spørsmål eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg kan rettes til nordland@coop.no

Retting av egne personopplysninger
Dersom du er registrert i våre systemer, og oppfatter at vi har registrert feilaktige opplysninger om deg, har du rett til å få disse dataene rettet, eller du kan få tilgang til å rette disse selv. Du kan rette data ved å logge inn på medlemssidene. I noen tilfeller kan vi bli nødt til å be om ytterligere opplysninger om deg for å kunne bekrefte identiteten din før du får tilgang. Kontakt behandlingsansvarlig eller se kontaktinformasjon på våre nettsider.

Sletting av egne personopplysninger
Dersom du er registrert i våre systemer, men ønsker at vi sletter opplysningene vi har om deg, har du rett til dette. Vi kan slette dataene for deg, eller du kan få tilgang til verktøy som lar deg administrere dette selv. Du har også muligheten til å foreta sletting eller innlogging på dine medlemssider. 

Begrense behandling av egne personopplysninger 
Dersom du er registrert i våre systemer, og ønsker å begrense behandlingen av dine person-opplysninger, har du rett til å be om dette. Du kan be om at enkelte behandlingsformer opphører, eller du kan be om at vi avslutter all behandling. Vi tar forbehold om at det i enkelte tilfeller kan foreligge lovmessige grunner som gjør at slik begrensning av behandling ikke kan utføres. Du kan også erfare at noen tjenester ikke blir tilgjengelig; eksempelvis krever bonuspoeng at bankkonto må være registrert. I noen tilfeller kan vi bli nødt til å be om ytterligere opplysninger om deg for å kunne bekrefte identiteten din før vi kan utføre endringene. Kontakt behandlingsansvarlig eller (se kontaktinformasjon på våre nettsider) dersom begrensning av behandling er ønskelig. 

Trekke samtykke til behandling av egne personopplysninger 
Du har rett til å trekke ditt samtykke når som helst, og behandlingen av disse personopplysningene til det aktuelle formålet skal da opphøre. Dersom opplysningene kun benyttes til det formålet du trekker ditt samtykke fra, skal opplysningene også slettes. I noen tilfeller kan vi bli nødt til å be om ytterligere opplysninger om deg for å kunne bekrefte identiteten din før vi kan utføre dette. Kontakt behandlingsansvarlig eller (se kontaktinformasjon på våre nettsider) dersom du ønsker å trekke ditt samtykke til en eller flere behandlinger av personopplysninger.